Der Büroalltag soll in Deutschland Schritt für Schritt immer digitaler und damit auch nachhaltiger werden. Das papierlose Büro ist dabei immer wieder im Gespräch, doch wie sollen Unternehmen hier am besten den Einstieg wagen? Es stellen sich unter anderem Fragen nach der benötigten Hardware und welche Prozesse man aufsetzen muss, um im Büro auf Papier verzichten zu können. Gerade durch die Corona-Zeit mussten viele Unternehmen gezwungenermaßen in Sachen Digitalisierung den einen oder anderen Schritt auf einmal nehmen. Das Home Office hat eine komplett neue Bedeutung bekommen. Dabei gibt es schon jetzt einige digitale Lösungen, die den Büroalltag erleichtern.
Das Konzept des papierlosen Büros
Der Begriff papierloses Büro beschreibt für sich stehend schon sehr genau, um was es dabei geht. Es soll Papier gespart werden, indem immer mehr Prozesse digitalisiert werden. Oftmals muss dieser Prozess in vielen kleinen Schritten erfolgen, allerdings hat das keinen negativen Einfluss auf die allgemeinen Vorteile. Die Druckkosten können drastisch reduziert werden und man benötigt immer weniger Papier. Hinzu kommt, dass man durch die Digitalisierung noch besser im Team arbeiten kann und auch das produktive Arbeiten gefördert wird. Viele Prozesse können nun von überall auf der Welt ausgeführt werden und man muss nicht mehr im Büro vor Ort sein. Durch die Digitalisierung kann das Unternehmen den gesamten Erfolg steigern und hält die Wettbewerbsfähigkeit im Vergleich zur Konkurrenz weiter hoch. Möglichkeiten wie z.B. die digitale Unterschrift von DocuSign können einen sehr positiven Effekt auf die allgemeine Effizienz haben. Hinzu kommt, dass durch die digitale Erfassung deutlich weniger Unterlagen und wichtige Dokumente verloren gehen.
Bringt das digitale Büro auch Nachteile mit sich?
Wo Vorteile sind, sind in der Regel auch zumindest ein paar Nachteile. Die Einführung des papierlosen Büros an sich ist schon als Nachteil zu bezeichnen, denn sie ist sehr komplex und kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Wie aufwändig es ist, hängt natürlich stark von der Größe des Unternehmens und der Komplexität der Arbeitsaufläufe ab. Fakt ist aber auch, dass man früher oder später nicht um die Digitalisierung herumkommt. Je früher man damit anfängt, desto leichter wird der Weg. Grundsätzlich erfordert das papierlose Büro auch eine gewisse Disziplin der gesamten Belegschaft. Oftmals sind es einzelne Mitarbeiter, die sich bewusst gegen die Digitalisierung sperren und damit den Prozess an der Basis schon bremsen. Daher sollte immer von allen Chefs vorgelebt werden, wie man sich bei der Digitalisierung zu verhalten hat.
Kontinuierliche Optimierung
Damit man auch langfristig von den Vorteilen des digitalen und papierlosen Büros profitieren kann, sollten die eingeführten Prozesse ständig kontrolliert und optimiert werden. Vor allem in der Einführungsphase werden immer wieder Probleme auftauchen, die man im Vorfeld nicht bedacht hat. Wenn die Probleme angegangen und beseitigt werden, kann schnell klar werden, welches Potenzial noch vorhanden ist. Wenn man sich externe Experten zur Hilfe nimmt, haben diese meist schon die passenden Tools an der Hand, mit denen man eine kontinuierliche Optimierung sicherstellen kann. Wichtig ist, dass man als Unternehmen nicht zu lange zögert und damit irgendwann den Anschluss an die Konkurrenz verliert.